INTRODUCCION
La presente política se implementa en cumplimiento de los aspectos legales, donde indican que todas las entidades de naturaleza pública o privada que manejen datos personales, deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.
La presente política da alcance para toda la información recibida por Manufacturas Victor Gaskets de Colombia S.A., a través de sus diferentes medios de comunicación y que conforma nuestras bases de datos, cuya fuente proviene de clientes, proveedores, empleados o contratistas y otros titulares (persona natural).
El responsable del tratamiento de los datos es:
Manufacturas Victor Gaskets de Colombia S.A.
NIT: 860-013933-3
Dirección: Carrera 2 N° 48 – 10, Zona Industrial Cazuca – Soacha
Página Web: www.vdc.com.co
Correo electrónico: datospersonales@vdc.com.co
Teléfono: 8400049
1. GENERALIDADES
1.1. ASPECTOS LEGALES
Esta política tiene soporte en las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales» y en el Decreto 1377 de 2013 «Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012».
1.2. ALCANCE
Las políticas y procedimientos aquí declarados se aplicarán al tratamiento de los datos de carácter personal registrados en cualquier base de datos, de acuerdo con la recolección y tratamiento de Manufacturas Victor Gaskets de Colombia S.A.
1.3. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
Se aplicarán las políticas y procedimientos contenidos en esta política a las bases de datos, por el término que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y en todo caso, con cumplimiento de las disposiciones que rigen sobre la materia de cada base de datos.
1.4. DEFINICIONES
De conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2. DERECHOS Y DEBERES
2.1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales, tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en relación con la información parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa, salvo cuando los datos recolectados no requieran autorización.
c) Ser informado por Manufacturas Victor Gaskets de Colombia S.A respecto al uso de sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por incumplimientos según lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 Ley 1581 de 2012.
e) Revocar la autorización de los datos personales
f) Acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
g) Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en las bases de datos de Manufacturas Victor de Colombia S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: El titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
h) Los niños, niñas y adolescentes tienen derecho a la privacidad y protección de su información personal, así como a que se le respeten sus derechos prevalentes.
2.2. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con establecido en la ley 1581 de 2012, Manufacturas Victor Gaskets de Colombia S.A., se compromete con los siguientes deberes:
a) Garantizar al titular de la información el ejercicio del derecho de habeas data.
b) Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
g) Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que este autorizado el tratamiento de sus datos.
h) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012
i) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos
j) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
k) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
l) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal
m) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
n) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
o) Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.
p) Velar porque los encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las políticas y procedimientos.
3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD DE LA RECOLECCION
3.1. AUTORIZACION
Manufacturas Victor Gaskets de Colombia S.A., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley.
3.2. FINALIDAD
El tratamiento de los datos personales de los titulares, se realizara por Manufacturas Victor Gaskets de Colombia S.A, con la siguiente finalidad:
a) Mantener la relación establecida con sus clientes, proveedores, empleados o contratistas y otros titulares de información.
b) Cumplir las normas aplicables a clientes, proveedores y contratistas incluyendo las tributarias y comerciales.
c) Proveer los productos requeridos por los clientes.
d) Comunicar información relacionada con el producto.
e) Evaluar niveles de satisfacción.
f) Cumplir con lo dispuesto según la normatividad laboral, de seguridad social, de riesgos laborales, ambiental, entre otras, aplicables a empleados, ex empleados y candidatos a futuros empleos.
g) Soportar procesos de auditoria interna o externa
h) Comunicar promociones comerciales
i) Realizar actualización de datos
j) Los datos sensibles manejados en la empresa son los relacionados con los empleados referentes al diagnóstico de condiciones de Salud, emitido por la IPS encargada de realizar los exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro con el fin de implementar programas y actividades de prevención de enfermedades y promoción de la Salud dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.
k) Respecto de los datos que son obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro de nuestras instalaciones, estos se utilizaran para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la empresa y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Los datos personales proporcionados, serán utilizados solo para los propósitos aquí señalados y por lo tanto, nuestra Sociedad no procederá a divulgar los mismos, salvo que exista autorización expresa para hacerlo o que sea requerido o permitido por la ley.
4. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACION PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS.
Los titulares de datos personales directamente o por intermedio de sus causahabientes, representante y/o apoderado podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización en cualquier momento, previa acreditación de su identidad y/o en la calidad por la cual representa al titular.
Cualquier solicitud deberá hacerse únicamente por escrito, con firma autenticada, dirigido a la Dirección Administrativa, radicado en nuestras instalaciones ubicadas en la Carrera 2 N° 48 – 10, Zona Industrial Cazucá – Soacha, Cundinamarca. Esta, debe contener la información de identificación del titular, la descripción precisa sobre los hechos que dan lugar a la solicitud, dirección o correo electrónico para responder y adicionalmente adjuntar los documentos que quiera hacer valer.
4.1. TERMINO PARA LA ATENCION DE CONSULTAS
El término máximo para atender la solicitud de consulta será de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4.2. TERMINO PARA LA RESPUESTA A RECLAMOS
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su radicación. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, VDC informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Para el almacenamiento de los datos, la empresa cuenta con los medios adecuados. Los accesos a los sistemas están protegidos con niveles de seguridad para la autorización e ingreso. Las bases de datos están alojadas en nuestro sistema que mantiene niveles de integridad, confidencialidad y disponibilidad.
La presente política rige a partir del 25 de Mayo de 2017